Sådan undgår du tab ved sourcing i Kina

Sådan undgår du tab ved sourcing i Kina

Sådan undgår du tab ved sourcing i Kina

Hvis du ikke kender de skrevne og uskrevne regler for forretningsverdenen i Kina, kan du komme galt af sted. Vi har begået alle fejlene, og nu deler vi vores erfaringer, så du forhåbentlig kan undgå noget lignende, når du samarbejder med kinesiske virksomheder.

Vi har begået fejl. Fejl, du ikke behøver at begå, hvis du læser dette indlæg til ende.

’Riget i midten’ gemmer på en uendelig række muligheder for virksomheder, der vil kaste sig ud i samarbejde med lokale producenter. Priserne er konkurrencedygtige, kvaliteten er attraktiv og leverancerne er generelt hurtige og pålidelige. Vel at mærke for dem, der formår at navigere i den kinesiske kultur, mentalitet og virksomhedsforståelse.

Hvis du ikke kender de skrevne og uskrevne regler for forretningsverdenen i Kina, kan du komme galt af sted. Produktion i Kina og samarbejde med kinesiske virksomheder kan nemlig ikke sidestilles med europæiske forhold.

Vores erfaringer – kogt ned til 3 gode råd

Med over 20 års erfaring i Kina har vi efterhånden lært de fleste og største faldgruber at kende, og den indsigt vil vi gerne dele med dig.

Herunder får du serveret de tre vigtigste erfaringer, vi har gjort os over årene på det kinesiske marked:

1) Pas på ubalancer – stræb efter ligeværd

Den første og vigtigste erfaring, som vi har gjort os, handler om ubalance og manglende ligeværdighed i samarbejdet. Hvis du ikke kender de grundlæggende spilleregler, har du allerede sat samarbejdet på alvorlige prøver. Herunder er de vigtigste elementer om balance og samarbejde, som du skal have styr på:

  • Du skal se din leverandør som en ligeværdig samarbejdspartner.
  • Du må ikke være for direkte og kontrollerende i forhandlinger. Du skal have fokus på, at det netop er jævnbyrdige forhandlinger, I har.
  • Du skal arbejde hen mod, at samarbejdet bliver en win-win-situation for alle – ellers er der ikke balance i jeres aftale.
  • Ubalancer af enhver art er gift for et frugtbart samarbejde. Du skal bruge tid på at forstå og anerkende den kinesiske identitet.

2) Kend din leverandør rigtig godt

Det er vigtigt, at du kender dine danske leverandører, men det er endnu vigtigere, at du har et personligt kendskab til din kinesiske leverandør. Der gælder nemlig andre spilleregler og normer i Kina, og dem skal du kende. Læs med nedenfor, hvor du kan blive klogere på, hvilke leverandørproblematikker du særligt skal have fokus på:

  • Forstå din leverandørs strategi: Passer forretningsstrategien med din? Ser det ud som om, at de gerne vil have en kunde som dig? Er virksomheden meget stor eller meget lille i forhold til din? Igen: Det handler om balance i jeres relation.
  • Kapacitet: Du skal være helt sikker på, at din leverandør har den nødvendige produktionskapacitet til at betjene dit behov. Det er ikke altid, at der bliver tænkt i helheder i Kina, og din leverandør vil ofte se en aftale om for eksempel produktionskapacitet og leveringstider som en hensigtserklæring, mens vi med danske briller opfatter en aftale som et bindende tilsagn om fuld leverance til tiden.
  • Den rette pris: Du skal have fokus på at få produceret til den rigtige pris. Og det er ikke nødvendigvis den billigste. Hvis du presser din leverandør for hårdt på prisen, vil det muligvis knibe med leverancekvaliteten og -hastigheden.
  • CSR-krav: Sørg for at have styr på, at din kinesiske leverandør lever op til dine eller dine kunders CSR-krav. Der er ikke nødvendigvis samme fokus på arbejdsmiljø og sikkerhed som i Danmark. Vi har oplevet, at underleverandører ikke levede op til sikkerhedsforanstaltningerne i løbende produktion. Og vi har også oplevet at få leveret spejle, der havde et for højt indhold af bly i forhold til europæiske miljøstandarder. Begge erfaringer viser nødvendigheden af, at du har fokus på din leverandørs tiltag inden for CSR og bæredygtighed.
  • Underleverandørerne: Sørg for at kende din leverandørs underleverandører. Både at de lever op til miljøkrav og lignende, men også at det ikke bliver for vanskelig en proces at holde styr på værdikæderne. Jo flere underleverandører desto vanskeligere kan det være at holde overblik og en tilstrækkelig kvalitet.
  • Opfølgning: Selvom første leverance er gået godt, må du ikke hvile på laurbærrene med de kommende leverancer. Du skal løbende følge op på dine kinesiske samarbejdspartnere, så de ikke slækker på leverancekvalitet og -hastighed.

3) Pas på med at brede dig på for mange områder

Selvom det er fristende at øge omsætningen og udvide forretningen ved at brede sig over mange forskellige produkter og komponenttyper med mange leverandører, er det fornuftigt i den situation at stoppe op. Hvis aftaler bliver for forskellige med for mange leverandører, mister du nemt overblikket. Få herunder tre konkrete grunde til, at du skal holde dig til færre produkter og leverandører:

  1. Du skal passe på ikke at bringe for mange kompetencer og forretningsområder i spil, da det kan flytte fokus og skabe forvirring.
  2. Du skal i stedet fokusere og på den måde opbygge en base af færre leverandører, som du kender, og hvor du kender kvaliteten og baggrunden til bunds. Vi har som eksempel en konkret top 20-leverandørstrategi.
  3. Du begynder nemt at nedprioritere de grundlæggende præmisser om samarbejde og ligeværdighed i Kina, hvis du har gang i for mange processer og leverandører på en gang. Relationsarbejdet og samarbejdet fylder jo en del i Kina, og det er uhensigtsmæssigt at nedprioritere det.

Vil du gerne komme endnu mere i dybden med faldgruber og muligheder i Kina, så download vores guide ”Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina”.

Hent vores gratis whitepaper

De 4 typiske fejl indkøbere begår i Kina (og hvordan du undgår dem)

De 4 typiske fejl indkøbere begår i Kina (og hvordan du undgår dem)

De 4 typiske fejl indkøbere begår i Kina (og hvordan du undgår dem)

Vil du have langvarig succes som indkøber i Kina, må du lære at kende de farligste faldgruber. Henrik Hermansen fra Compfitt Group deler ud af sin erfaring med sourcing i Kina og giver dig tips til at undgå de fire typiske fejl.

Når temaet er sourcing og outsourcing i Kina, har du sikkert hørt historier om alvorlige fejl, ubrugelige leverancer eller oplevelsen af at blive vildledt. Som direktør i handels- og sourcingvirksomheden Compfitt Group har jeg selv oplevet lidt af hvert, og vi har også begået en del fejl i løbet af de 21 år, vi har været i Kina (læs fx om vores 3 største fejl i denne artikel: Link til blogindlæg 3).

Alligevel kan langt de fleste fejl ikke tilskrives de kinesiske producenter, men derimod den pressede indkøbschef, supply chain manageren eller den strategiske indkøber.

Men den gode nyhed er, at fejltagelserne ofte stammer fra de samme fire faldgruber, som du kan lære at undgå.

Faldgrube nr. 1: Prisen

Indkøberne har det med at lade sig forblænde af den attraktive stykpris, som en kinesisk producent præsenterer. Og dermed overser indkøbschefen totalomkostningerne, der er forbundet med frembringelsen af produktet, når man sourcer eller outsourcer i Kina.

Fejlen består ofte i, at indkøberen ikke har foretaget en tilstrækkelig nuanceret analyse af de totale omkostninger, men tager sin beslutning udelukkende på baggrund af den tillokkende stykpris og vælger den billigste. Men i sidste ende bliver det for dyrt på grund af de indirekte omkostninger, der følger med. Til rejser, korrespondancer, korrektioner, justeringer og tilbageløb.

Det er en fejl, mange begår, og som sommetider er ansporet af beslutningstagerens aflønningsform eller betragtning om, at ”vi kan leve med lidt tummel, fordi besparelsen er enorm”.

Desuden kan det ende med at blive for dyrt, fordi man forudsætter, at alle nødvendige informationer er vist på tegningerne, og at alle informationer er forstået til fulde af tilbudsgiver, allerede i tilbudsfasen. Eller fordi producenten ikke har bekræftet:

  • hvor mange styk værktøjet kan producere
  • hvem der skal betale for større renoveringer af værktøjerne
  • hvem der skal betale for det nye værktøj, der skal erstatte det gamle.

Sådan undgår du fejlen 

Du skal lave en grundig total cost calculation – altså en beregning af totalomkostningerne – inklusive de indirekte omkostninger.

Heri indregner du egen tilgået tid for din organisation. Det vil sige, at du indregner dit ressourceforbrug, og her er det vigtigt – og måske lidt åbenlyst – at du gør det ærligt og nøgternt.

Bliv klogere på emnet i vores whitepaper, ”Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina”, under kapitel 3: Overlad intet til fortolkning.

Faldgrube nr. 2: Kvaliteten

Vores erfaring er, at indkøberen, der rejser i Kina, ofte har hovedfokus på pris og leveringstid – og er knap så opmærksom på kvaliteten. Konsekvensen heraf er variationer og afvigelser i produktionen og i sidste ende også forsinkelser og meromkostninger på leverancen.

På den ene side bunder fejlen i, at indkøbschefen ofte overser procesauditeringen, som handler om at få kvalificeret leverandørens processer. Enten fordi man glemmer det eller undervurderer, hvor nødvendigt det er at hjælpe producenten med kvalitetssikringen. På den anden side er den kinesiske producent output-fikseret og har ikke tradition for at inddrage kunden i sin kvalitetssikring.


Sådan undgår du fejlen 

Du skal selvfølgelig have øje for kvaliteten og procesauditeringen. Derfor skal du sætte tilstrækkelige værn op for leverandørernes ofte udisciplinerede kvalitetssikringssystemer. Fx ved at bede producenten om at bekræfte, hvor mange underleverandører han planlægger at anvende – og til hvilke processer. Du skal nemlig have for øje, at jo flere underleverandører, der er involveret, desto større bliver risikoen for afvigelser.

Faldgrube nr. 3: Leveringssikkerheden

Det er indkøberens opgave at få producenten til at sandsynliggøre, at produktionen kan køre som planlagt, og det overrasker mange indkøbere.

Producenten ved måske godt, at han fx får besvær med at dække dit behov for kapacitet, men det undlader han at gøre opmærksom på, fordi han så skuffer dig i nuet. I stedet forhandler han det ved en senere lejlighed, for tingene kan jo ændre sig. Og han ser det sikkert mere som en hensigtserklæring end som et tilsagn.

Baggrunden for den adfærd ligger i kulturen.

Bliv klogere på kulturforståelse i dette blogindlæg: Link til artikel 1 om kulturforståelse

Sådan undgår du fejlen

Som indkøber må du tage produktionsplanlægningen på dine skuldre og fastholde producenten i, at han kan klare opgaven.

Helt konkret skal du:

  • analysere producentens kapabilitet, hvad angår lederskab, mellemleders roller og ansvar, tekniske kompetence og produktionskapacitet.
  • få producenten til at sandsynliggøre, at han har tilstrækkelig maskinkapacitet.

Faldgrube nr. 4: Samarbejdet

En af de værste fejl, indkøbschefer begår i Kina, er at undervurdere vigtigheden af et godt samarbejde. I en travl hverdag er opbygning og pleje af personlige relationer måske ikke en topprioritet, men konsekvensen ved at forsømme det kan belaste samarbejdet. Hvis du negligerer de personlige relationer – eller ikke har muligheden for at pleje dem – kan du ikke være sikker på, at du har en aftale, der holder i længden.

Man ser typisk, at en indkøber etablerer en leverandør og modtager måske prøver og første leverance helt efter aftale. Derfor stoler indkøberen på, at nu er der styr på sagerne i al fremtid. Men den kinesiske leverandør optimerer, og kvaliteten falder i både produkter og samarbejde.

Samarbejdet kan også gå i hårdknude, hvis du stoler på, at en vestlig måde at kommunikere på kan overføres 1:1 – at den er tilstrækkelig og forstået.

Sådan undgår du fejlen

I Kina er det god kutyme, at man starter med at opbygge en relation, inden man begynder at handle. Derfor skal du først og fremmest fokusere på at opbygge relationer.

Du undgår samarbejdsproblemer, hvis du:

  • bruger tid på at sætte dig ind i kulturforskellene
  • lægger vægt på at viderebygge relationen
  • taler mulige tvivlsspørgsmål igennem
  • sætter værn op.

Du kan selvfølgelig også undgå al besværet ved at handle direkte med Compfitt. Hos os får du adgang til vores erfaringer og nøje udvalgte netværk af produktionspartnere i Kina, som vi har brugt 21 år på at lære at samarbejde med.

Gå et skridt dybere, og download vores whitepaper ”Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina”.

Hent vores gratis whitepaper

Tips til indkøbschefen: Sådan kommunikerer du med kineserne

Tips til indkøbschefen: Sådan kommunikerer du med kineserne

Tips til indkøbschefen: Sådan kommunikerer du med kineserne

En af de største fælder er at undervurdere vigtigheden af den kinesiske virksomhedskultur- og kulturforståelse. I denne artikel vil vi dele vores bedste råd til at kommunikere med kinesiske producenter og leverandører – i et balanceret og ligeværdigt samarbejde.

Som vesterlænding med forretningsforbindelser i Kina er det nemt at pege fingre eller fortælle skrækhistorier om kinesisk produktion. Men i bund og grund er det os fra vesten, der ikke forstår kineserne, og det er jo os, der opererer på deres hjemmebane. Vi skal lære at forstå og acceptere, at den kinesiske kultur er helt anderledes. Et godt sted at begynde er i kommunikationen.

Find balancen i din kommunikation

Du har sikkert hørt om yin og yang. Uden at forsøge at agere yin og yang-eksperter kan vi fortælle, at der er tale om et princip for modspil og samspil. Første step er at forstå, at der skal være balance. I kinesisk virksomhedskultur kan du fx ikke skælde ud – uden også at rose. Det er en fejl, man begår de første par år. Vi taler af erfaring (læs fx om vores 3 største fejl i denne artikel: Link til blogindlæg 3).

Alt er yin og yang, og ligevægt og balance er meget vigtig i Kina. Et godt eksempel er det gamle kinesiske skrifttegn for ’krise’. Det består af sammensætningen af skrifttegnene for ’fare’ og ’mulighed’.

Fare + mulighed = krise

Der skal være balance i alting.

Derfor, hvis du skal levere et ubehageligt budskab til din kinesiske samarbejdspartner, skal du også huske at rose eller finde en positiv vinkel. Ellers er der ubalance, og du risikerer at nedgøre ham. Du må for alt i verden efterstræbe, at han/hun ikke taber ansigt. En balanceret besked kunne fx lyde sådan her:

”Jeg er meget tilfreds med, at du altid svarer så hurtigt, og det er virkelig vigtigt for vores samarbejde. Desværre så skynder du dig måske lidt for meget, for jeg får ikke altid svar på alle mine punkter og må spørge flere gange.”

Vi mødes på midten

Når der forekommer variationer eller afvigelser i produktionen, er det forventeligt, at reklamationer ender med en 50/50-løsning: Den kinesiske producent tager den ene halvdel af tabet, og du tager den anden halvdel. Balance.

Naturligvis afhænger resultatet af forhandlinger – sådan er det også i Kina – og af styrkeforholdet imellem parterne, men en kinesisk forhandlingspartner vil altid argumentere for, at du har en del af ansvaret, og han vil søge den vigtige balance i en 50/50-løsning.

Hvis der ikke er balance, så vil han forsøge at skabe det på en eller anden måde.

Vær altid parat til at forhandle

I vores whitepaper – Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina [LINK!] – fortæller vi bl.a. om, at kineserne er indirekte i deres kommunikation, og det er sandt. En kineser siger aldrig direkte nej, for det er uhøfligt, og han/hun vil ikke skuffe dig. Uanset hvor de kommer fra i Kina. Men du skal vide, at på trods af det er kineserne ikke bange for at forhandle.

Du skal bare gøre det på den rigtige måde. Det er ved at sørge for, at de ikke taber ansigt. Og du skal være forberedt på at forhandle på alle tidspunkter, i alle processer – selv under middagen – og selv med aftaler, der allerede er indgået. Fordi alting er til forhandling. Medmindre du har sagt: Er vi færdige?

I Kina bruges dine ønsker om små ændringer eller præciseringer ofte som argument for at forhandle på ny: ”Det er jer, der har ændret på noget, så nu skal vi have en højere pris”.

Fortæller leverandøren om pludselige ændringer (ofte under påskud om udefrakommende forhold), er det gode råd at undersøge, hvad motivet er for hans pludselige ændring:

  • Er det, fordi han er ved at optimere sin egen situation?
  • Er jeg en brik i et spil? Eller har han faktisk en udfordring?
  • Kan jeg få noget til gengæld, hvis jeg er fleksibel?

… Du skal ikke bare uden videre sige ’ja’ til noget i Kina. Igen; det handler om balance. Det er ligefrem forventeligt, at du har et modspil, og i nogle tilfælde bliver du betragtet som svag, hvis du giver dig for let.

Vær også altid opmærksom på, hvad der er vigtigt for dig i en forhandling – helt fra starten. Hvad der er ufravigelige krav for dig og dit projekt, og hvor du kan give dig. To gode huskeregler i Kina er, at:

  • du skal aldrig stramme en forhandling så meget, at der ikke er plads til yderligere forhandling
  • du skal være parat til at forhandle igen.

Derudover skal du ofte have en tolk med dig.

Store sprogforskelle i landet

Det er en udbredt misforståelse, at kineserne er én homogen enhed. At de taler samme sprog, og at de er uddannet på samme måde. Men det er langt fra tilfældet. Når vi fx ansætter ingeniører, kommer de med meget forskellige baggrunde, kompetencer og sågar modersmål.

Derfor er sproget ikke altid præcist, og det kan være en barriere, når to kinesere med to forskellige modersmål taler sammen på mandarin. For de skal bruge lang tid på at tolke, hvad den anden mener. Når vi besøger leverandører i Kina, bruger vi en del tid på at vente, mens en af vores kinesiske medarbejdere spørger og sporer sig ind på, hvad leverandøren mener.

Så når du er i Kina, må du huske at indberegne (megen) tid på at vente, mens der bliver tolket.

Vil du vide mere om, hvordan man gebærder sig i Kina, så download vores whitepaper ”Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina”.

Hent vores gratis whitepaper

Hjem

Ring op

Send email

Kontakt os