Tips til indkøbschefen: Sådan kommunikerer du med kineserne

En af de største fælder er at undervurdere vigtigheden af den kinesiske virksomhedskultur- og kulturforståelse. I denne artikel vil vi dele vores bedste råd til at kommunikere med kinesiske producenter og leverandører – i et balanceret og ligeværdigt samarbejde.

Som vesterlænding med forretningsforbindelser i Kina er det nemt at pege fingre eller fortælle skrækhistorier om kinesisk produktion. Men i bund og grund er det os fra vesten, der ikke forstår kineserne, og det er jo os, der opererer på deres hjemmebane. Vi skal lære at forstå og acceptere, at den kinesiske kultur er helt anderledes. Et godt sted at begynde er i kommunikationen.

Find balancen i din kommunikation

Du har sikkert hørt om yin og yang. Uden at forsøge at agere yin og yang-eksperter kan vi fortælle, at der er tale om et princip for modspil og samspil. Første step er at forstå, at der skal være balance. I kinesisk virksomhedskultur kan du fx ikke skælde ud – uden også at rose. Det er en fejl, man begår de første par år. Vi taler af erfaring (læs fx om vores 3 største fejl i denne artikel: Link til blogindlæg 3).

Alt er yin og yang, og ligevægt og balance er meget vigtig i Kina. Et godt eksempel er det gamle kinesiske skrifttegn for ’krise’. Det består af sammensætningen af skrifttegnene for ’fare’ og ’mulighed’.

Fare + mulighed = krise

Der skal være balance i alting.

Derfor, hvis du skal levere et ubehageligt budskab til din kinesiske samarbejdspartner, skal du også huske at rose eller finde en positiv vinkel. Ellers er der ubalance, og du risikerer at nedgøre ham. Du må for alt i verden efterstræbe, at han/hun ikke taber ansigt. En balanceret besked kunne fx lyde sådan her:

”Jeg er meget tilfreds med, at du altid svarer så hurtigt, og det er virkelig vigtigt for vores samarbejde. Desværre så skynder du dig måske lidt for meget, for jeg får ikke altid svar på alle mine punkter og må spørge flere gange.”

Vi mødes på midten

Når der forekommer variationer eller afvigelser i produktionen, er det forventeligt, at reklamationer ender med en 50/50-løsning: Den kinesiske producent tager den ene halvdel af tabet, og du tager den anden halvdel. Balance.

Naturligvis afhænger resultatet af forhandlinger – sådan er det også i Kina – og af styrkeforholdet imellem parterne, men en kinesisk forhandlingspartner vil altid argumentere for, at du har en del af ansvaret, og han vil søge den vigtige balance i en 50/50-løsning.

Hvis der ikke er balance, så vil han forsøge at skabe det på en eller anden måde.

Vær altid parat til at forhandle

I vores whitepaper – Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina [LINK!] – fortæller vi bl.a. om, at kineserne er indirekte i deres kommunikation, og det er sandt. En kineser siger aldrig direkte nej, for det er uhøfligt, og han/hun vil ikke skuffe dig. Uanset hvor de kommer fra i Kina. Men du skal vide, at på trods af det er kineserne ikke bange for at forhandle.

Du skal bare gøre det på den rigtige måde. Det er ved at sørge for, at de ikke taber ansigt. Og du skal være forberedt på at forhandle på alle tidspunkter, i alle processer – selv under middagen – og selv med aftaler, der allerede er indgået. Fordi alting er til forhandling. Medmindre du har sagt: Er vi færdige?

I Kina bruges dine ønsker om små ændringer eller præciseringer ofte som argument for at forhandle på ny: ”Det er jer, der har ændret på noget, så nu skal vi have en højere pris”.

Fortæller leverandøren om pludselige ændringer (ofte under påskud om udefrakommende forhold), er det gode råd at undersøge, hvad motivet er for hans pludselige ændring:

• Er det, fordi han er ved at optimere sin egen situation?
• Er jeg en brik i et spil? Eller har han faktisk en udfordring?
• Kan jeg få noget til gengæld, hvis jeg er fleksibel?

… Du skal ikke bare uden videre sige ’ja’ til noget i Kina. Igen; det handler om balance. Det er ligefrem forventeligt, at du har et modspil, og i nogle tilfælde bliver du betragtet som svag, hvis du giver dig for let.

Vær også altid opmærksom på, hvad der er vigtigt for dig i en forhandling – helt fra starten. Hvad der er ufravigelige krav for dig og dit projekt, og hvor du kan give dig. To gode huskeregler i Kina er, at:

• du skal aldrig stramme en forhandling så meget, at der ikke er plads til yderligere forhandling
• du skal være parat til at forhandle igen.

Derudover skal du ofte have en tolk med dig.

Store sprogforskelle i landet

Det er en udbredt misforståelse, at kineserne er én homogen enhed. At de taler samme sprog, og at de er uddannet på samme måde. Men det er langt fra tilfældet. Når vi fx ansætter ingeniører, kommer de med meget forskellige baggrunde, kompetencer og sågar modersmål.

Derfor er sproget ikke altid præcist, og det kan være en barriere, når to kinesere med to forskellige modersmål taler sammen på mandarin. For de skal bruge lang tid på at tolke, hvad den anden mener. Når vi besøger leverandører i Kina, bruger vi en del tid på at vente, mens en af vores kinesiske medarbejdere spørger og sporer sig ind på, hvad leverandøren mener.

Så når du er i Kina, må du huske at indberegne (megen) tid på at vente, mens der bliver tolket.

Vil du vide mere om, hvordan man gebærder sig i Kina, så download vores whitepaper ”Indkøbschefens tjekliste: 7 tips til at sikre konkurrencedygtige leverancer i Kina”.